So hat KI meine Arbeit revolutioniert - endlich!

Zunächst zum Herzstück meines Zeitmanagements: die kalenderbasierte Arbeitsorganisation war mein absoluter Game-Changer. Diese hat mir Kollegin Birgit Becker vor einigen Jahren ans Herz gelegt, als wir beide feststellten, dass wir mit „Getting things done“ nicht viel anfangen können. 

  

Kalenderbasiertes Planen bedeutet, dass jedes To Do sofort als Termin mit allen relevanten Infos in den Kalender eingetragen wird. Ergibt sich in einem Gespräch mit einer Kundin eine Rechercheaufgabe oder die Verabredung zu einem Telefonat, landen diese gleich im Kalender, z.B. am Montag von 8:30-9:30 Uhr die Recherche und am Mittwoch von 10-10:30 Uhr das Telefonat unter Angabe des Inhalts, des Ziels und nützlichem Stichwort zur Gesprächspartnerin. 

  

Bei mir hat jedes Kundenprojekt ein bestimmtes iCon sowie jeder Termin / jedes ToDo ein Farbschema, so dass ich auf einen Blick erkennen kann, ob es ein fester Termin oder ein flexibler ist, den ich hin und her schieben kann etc. Das hilft mir, mit den vielen parallelen Aufgaben gut jonglieren zu können. 

Jetzt kommt die KI ins Spiel. Sie hat meinen Umgang mit Zeit mitgelernt. Sie weiß z.B., wie viele Meetings mit Externen ich gut vertrage, wie viel Zeit ich für mich brauche, wann ich Termine zu knapp ansetze, wann ich Auszeiten benötige und welche Reihenfolge von ToDos für mich gut sind. 

 

Hier ein konkretes Beispiel:

Ich schreibe z.B. "Telefonat mit Fr. Rudolf zur Budetplanung 2024" in meinen Kalender.

KI stellt fest, dass an dem Tag eigentlich schon fast alles verplant ist. Es lässt eine Kurzumfrage aufpoppen, mit der ich die Priorität ermitteln kann. 

  

Wenn sich eine niedrige Priorität ergibt, schlägt KI einen anderen Termin vor mit dem Hinweis, bei der Kundin nachzufragen, ob es ok ist. Die KI korrespondiert so lange mit der Kundin, bis ein neuer Termin gefunden wurde. Dabei berücksichtigt die KI meine sonstigen Termine und auch wann ich in der Vergangenheit Temine immer wieder verschoben habe. Z.B. weiß sie, dass der späte Nachmittag für so ein wichtiges Telefonat nicht gut geeignet ist.

  

Bei hoher Dringlichkeit schlägt mir KI vor, welche anderen ToDos oder Termine ich stattdessen kürzen, delegieren, verschieben oder ganz weglassen kann. 

  

Die KI erkennt außerdem sofort, dass Fr. Rudolf zur Firma XY gehört und dass es ein fixer Termin ist, also wird das To Do gleich richtig gekennzeichnet.

  

Die KI weiß auch, dass ich mit Fr. Rudolf in der Vergangenheit immer länger gesprochen habe, als eigentlich vorgesehen, daher schlägt sie mir vor, den Termin von 30min auf 45min auszuweiten.

  

Zudem blockt die KI automatisch im Anschluss oder später am Tag 15min für die Nachbereitung des Termins. Dies macht sie natürlich bei allen Terminen, bei denen vermutlich eine Nachbereitung ansteht.

  

Die mitlernende KI kennt meine gut bewältigbare Menge an Telefonaten an einem Tag. Möchte ich ein zusätzliches eintragen, werde ich darauf hingewiesen und abgefragt, ob es wirklich sein muss. Grundsätzlich weiß sie, wie viele Termine mit Externen genug sind und viel Zeit ich für mich benötige, um entspannt und erfolgreich durch den Tag gehen zu können. 

  

Die KI weiß auch über meine bisherigen Projekte mit Fr. Rudolf bescheid und verschafft mir einen kompakten Überblick über die beauftragten Projekte im vergangenen Jahr und das genaue Auftragsvolumen. Ich finde das Summary im Notizbereich meines iCal vor. 

  

Zudem sind zwei neue Seminar-Vorschläge (inspiriert aus anderen Kund:innenprojekten und vorhandenen Kompetenzen) samt guten Argumenten angefügt. Einfach nur genial.

  

Die KI kennt die Bedeutung von Pausen und schlägt mir daher immer wieder am Tag (an gut ausgewählten Stellen) einen Spaziergang oder eine konkrete Entspannungseinheit vor. 

  

Und das allerbeste ist: Möchte ich nach 18 Uhr ein ToDo in den Kalender eintragen, wird es mir mehrmals verwehrt. KI findet Feierabend nämlich wichtig. Ich müsste schon 3x darauf bestehen, dass ich diese Aufgabe noch abends erledigen möchte.

  

Diese Unterstützung der KI, die meine Arbeitsorganisation und meine Leistungskurve gut kennt, ist in der Tat revolutionär. Sie verbessert mein Zeitmanagement und achtet zugleich auf meinen ganz persönlichen Energiehaushalt. Sie spart mir eine Menge Zeit ein und entspannt mich enorm. Ein echter Mehrwert.

Hier ist er: es ist leider alles nur Wunschdenken - ich habe diese KI noch nicht kennen gelernt :-(. 

Kennst du so eine? Die sich voll meiner Bedürfnisse, meiner Arbeitsorganisation und meinem individuellen Zeitmanagement anpasst? Bitte lass es mich wissen. 

 

Falls es sie tatsächlich noch nicht gibt und ein:e Programmierer:in dies liest: magst du dich dem nicht annehmen? In meinen Zeitmanagement-Seminaren wird mir immer bestätigt, dass so eine KI extrem hilfreich wäre. Wir haben schon viel dazu herumgesponnen - und es gäbe noch viel mehr Ideen! Ich stehe als Sparringspartnerin bei der Entwicklung gerne zur Verfügung!

 

Denn das wäre echt eine Revolution für mich!

 

Hast du Lust an deinem persönlichen Zeitmanagement zu arbeiten? Wir haben immer wieder Lernpralinen dazu. Z.B. am 15.04.24 um 18 Uhr mit Matthias.

 

Oder willst du einen ganz anderen, neuen Umgang mit Zeit pflegen? Dann ist der zweiwöchige Zeit-Achtsamkeitskurs das genau richtig für dich!