Überblick behalten mit Kanban & Co

Mit einem Kanban immer alles im Griff :-)
Mit einem Kanban immer alles im Griff :-)

   

Viele unserer Trainer-Kolleg*innen haben gerade eine Menge zu tun, z.B. um sich in neue Trainings-Welten einzuarbeiten oder Seminare in Online-Formate zu verwandeln. Das kann man nicht immer aus dem Ärmel schütteln und bedarf Zeit.

  

Viele, die sich bereits vor Corona im Online-Trainings-Markt etabliert haben, werden gerade von Anfragen und Aufträgen überrollt. So wie ich. Es war anfangs gar nicht leicht, sich in dieser Lawine zurechtzufinden und Abläufe zu entwickeln, die alle darauf abzielen, dass trotz eines hohen Auftragsvolumen die Betreuung der Teilnehmenden in gewohnter Qualität gewährleistet wird. 

 

Weil ich immer wieder gefragt werde, wie ich diese vielen parallelen Seminar-Betreuungen manage, habe ich hier die wichtigsten Dinge zusammengefasst (denn ich glaube, das ist auf andere Kontexte ebenfalls zu übertragen):

  • Sehr schnell habe ich gemerkt, dass ich die Arbeit nicht mehr alleine bewältigen kann, also habe ich mir ein Team aus kompetenten CoTrainer*innen zusammengestellt, das von Beginn an eine enorme Entlastung darstellte. Das war ein ganz wichtiger Schritt.

  • Ich arbeite fast ausschließlich mit Kanbans zur Strukturierung meiner täglichen und längerfristigen ToDo's. Siehe Bild oben. Morgens wird alles auf ToDo gesetzt, was heute ansteht und das, was im Doing ist, wird evtl. ein Stück nach rechts versetzt usw. So habe ich immer alles im Blick. 

  • Weil ich mehrere Kurse zur gleichen Zeit mit dem gleichen Thema laufen habe: ich habe den Ausbildungen verschiedene Farben gegeben, z.B. ist eine Ausbildung mittelblau (Gruppe 1) und dunkelblau (Gruppe 2). Eine andere gelb oder orange. Dadurch habe ich ein wichtiges inneres Unterscheidungs-Kriterium und kann die TN problemlos den laufenden Seminaren zuordnen.

  • Ich bearbeite E-Mails und Anfragen immer en block, d.h. Kurs für Kurs und nicht chronologisch. Das erlaubt mir, in die jeweiligen Gruppen mit ihren eigenen Dynamiken einzusteigen und dort voll aufzugehen.Manchmal, wenn der Kopf sehr voll ist, gehe ich für jedes Seminar an einen anderen Arbeitsort: Schreibtisch, Küchentisch, Balkon ... .

  • Ich habe ein klares Priorisierungs-System: Seminar-Betreuung hat absoluten Vorrang, alles andere kann / muss warten.

  • an sehr vollen Tagen arbeite ich nach einem festen Zeitschema (TimeBoxing), das dann z.B. so aussieht: 7:30-8:30 dringende E-mails beantworten. 8:30.-10:30 Kursbetreuung I, 10:30-11:15 alle Telefonate erledigen, usw usw. Dazu ein Zeitpuffer von mindestens 1 Stunden. Das klappt an strengen Tagen sehr gut. Das bedeutet auch, dass ich in den meisten Phasen mein E-Mail-Programm schließe, keine Telefonanrufe annehme und nicht auf SMS oder WhatsApp antworte, sondern in festen Zeiten zwischendurch.

Soweit zu dem Thema "aus dem Leben einer eTrainerin" :-)

  

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